Experiencias Agiles

Agile Open Camp: auto-organización y efecto mariposa

Por Tomás Christie, @tommychristie

Tags

auto-organización, equipos, comunidad

Contexto

El Agile Open Camp surgió a partir de la frustración de no haber podido ir al Agiles Latino-América 2014, en Medellín. Mauro Strione, un gran amigo mío, no quiso resignarse a esa frustración y se acercó a mí a contarme una idea que se le había ocurrido a partir de una charla que había tenido con Ingrid Astiz durante el evento Agiles Argentina en septiembre del 2014. Ya que no podíamos ir hacia el evento ágil en Medellin, decidimos traer al agilismo a Bariloche.

Desafío

El desafío era hacer un evento comunitario, sin fines de lucro, auto-organizado, en contacto con la región de Bariloche, en el cual la comunidad Agile de Argentina y Latinoamérica pueda compartir en un mismo sitio actividades de divulgación, exploración y creación en temáticas relacionadas con la agilidad en un formato relajado y desestructurado, mezclado con actividades gastronómicas, turísticas, deportivas y/o de entretenimiento. Todo eso sin experiencia previa en organización de eventos.

Solución

Como primera medida, nos pusimos en contacto con Thomas Wallet y le contamos la idea. Su respuesta fue casi inmediata. Le encantó y se subió al carro de la organización con toda la fuerza. Decidimos que era prudente hablar en primer lugar con SADIO, a fin de tener un respaldo institucional por cualquier eventualidad. Les explicamos la idea y el formato que habíamos pensado para el evento. Una de las cosas que queríamos lograr era que la inscripción fuese muy accesible para que cualquiera pudiese venir. Esto requería la búsqueda de sponsors y llegado el caso, alguna ayuda económica por parte de la comunidad Ágiles Argentina.

Habiendo recibido el aval por parte de SADIO, Thomas arrancó motores y en cuestión de horas, había redactado una propuesta formal para sponsors, un carta de divulgación, envió mails a los foros ágiles de la argentina, armo una cuenta en Buffer para hacer la divulgación por las redes sociales, y muchas otras cosas! La comunidad ágil tuvo una respuesta increíble, casi instantánea, ofreciendo todo tipo de ayudas. Muchos se sumaron a la organización del evento, aportando ideas y muchas soluciones. Salvo los últimos tres que fueron con una semana de separación, realizamos video-conferencias periódicamente cada dos semanas, en los cuales siempre participaron distintos entusiastas de la comunidad. Algunos con constancia, otros esporádicamente, pero siempre hubo enorme compromiso por parte de la comunidad, no solo a la hora de aportar ideas sino también a la hora de realizar tareas.

Diversas cosas, como las inscripciones a las dos visitas que se organizaron a instituciones de Bariloche, la distribución de los inscriptos en las habitaciones, la inscripción a la cena del jueves que no estaba incluida en el evento, el traslado de la gente desde la terminal o el aeropuerto hasta la hostería, la impresión de las remeras, la búsqueda de sponsors, organización de las comidas (búsqueda de presupuestos), etc. estuvieron en todos los casos en manos de la comunidad, ya sea de uno o más participantes de la organización (la extendida, no solo Mauro, Thomas o yo) o de manera auto-organizada.

Durante el desarrollo del evento, no fue muy distinta la cosa. En todo momento, la comunidad se puso el evento al hombro y resolvieron situaciones en forma colaborativa. Todo el montado de las acreditaciones sucedió sin que nadie en particular lo dirija. Recuerdo haber bajado de mi habitación el viernes por la mañana y encontrarme a varios armando mesas, dibujando un instructivo de acreditación, colocando sillas, etc. Y nadie se los pidió, simplemente lo hicieron!! El salón destinado a las charlas plenarias también se utilizaba para comer y para distintas sesiones, con lo cual las sillas entraban y salían permanentemente. Siempre, cada uno se encargo de su silla y de algunas más. El formato Open Space funcionó a la perfección. A la hora de preparar las cenas (goulash con spätzle la primer noche y 5 corderos con ensalada la segunda noche), hubo un batallón de participantes ayudando. Las porciones se sirvieron en fuentes a la mesa, desde donde cada unos se servía luego a su plato. Cada participante trajo sus propios cubiertos, vaso y plato para simplificar la organización y la limpieza. Actividades de recreación (cantar, karaoke, juegos, etc) surgieron permanentemente en forma espontánea. Absolutamente todo funcionó 100% en comunidad y gracias al apoyo y la participación de todos, en el 99% de los casos, sin la coordinación de nadie en particular.

Conclusión

Si bien los tres pusimos mucho ahínco en lograr un buen evento, una buena organización y la mayor satisfacción posible para los inscriptos como para los sponsors, nunca hubiese sido posible sin ayuda. En muchas oportunidades recibimos ayuda de varias personas de la comunidad ágil, y en varias oportunidades, una simple idea o necesidad se fue desarrollando hasta llegar a resultados impactantes, tal efecto mariposa donde un movimiento mínimo del ala de la mariposa dispara una cadena de consecuencias que se amplifican hasta poder generar tsunamis del otro lado del planeta.

Eso ocurrió no solo durante la gestación, sino también luego durante el desarrollo del evento. Se puede destacar también la confianza de los sponsors del evento, que sin saber cómo iba a resultar este evento novedoso, nos apoyaron plenamente.

El espíritu de equipo y de auto-organización permitió descomprimir las exigencias de un evento de esta naturaleza y dimensiones, generando un producto final de altísima calidad, que ha tenido enormes repercusiones en la comunidad ágil y sobre el cual ya está hablando de una edición 2016.

En síntesis, fue un gran éxito de toda la comunidad ágil y un ejemplo de cómo la auto-organización puede lograr resultados impactantes.